Repenser les réunions pour des rencontres plus productives

Souvent trop longues et rarement effectives, nos réunions ont de nombreux travers. Dans cet article je donne quelque pistes pour comprendre ce qui ne va pas avec nos modes habituels de réunions et des pistes pour bien collaborer et mobiliser l’intelligence du groupe.

Quand les réunions ne marchent pas

Nous avons tous connus des réunions où nous nous demandions ce que nous faisions la et quel était le but et la nécessité de cette rencontre. Tour de table interminable où chacun a seulement quelque minutes pour parler et part avec la frustration ne pas avoir pu exprimer ce qu’il avait à dire ou bien une personne plus extravertie monopolise le temps de parole pour partir hors sujet.

Réunionite chronique dans certains groupes où on se retrouve à faire des réunions pour préparer des réunions… (voir aussi l’article de l’express: La réunionite, cette maladie si française…)

dilbert-reunions-se-reproduisent
traduit de Dilbert par Scott Adams

« Les réunions sont toxiques »

rework-jason-friedC’est ce qu’affirme Jason Fried de 37signals qui a produit l’excellent et minimaliste service de gestion collaboratif de projet Basecamp . Dans ses livres (Getting Real et Rework) il explique pourquoi il pense que les réunions tuent la productivité.

Après avoir expliqué que les interruptions sont l’ennemi de la productivité, il argumente que les réunions sont la pire des interruptions:

« Les pires des interruptions possibles sont les réunions. Voici pourquoi:

  • Elles portent généralement sur des mots et des concepts et non sur du concret.
  • Elles ne véhiculent habituellement qu’une quantité infinitésimale d’information par minute.
  • Elles perdent très vite leur objectif de vue.
  • Elles exigent une préparation approfondie que la plupart des gens ne trouvent pas le temps de faire.
  • Leur ordre du jour est souvent si vague que personne n’est vraiment sur de leur objectif.
  • Elles incluent généralement toujours un imbécile qui transforme inévitablement son temps de parole en perte de temps pour tout le monde.
  • Les réunions font des petits: une réunion conduit à une autre réunion, qui conduit à une autre réunion.
  • Il est aussi malheureux que les réunions soient programmées comme des programmes télé. Nous mettons de coté une demi heure ou une heure car c’est le format des de nos agendas (vous ne verrez personnes programmer une réunion de 7 minutes avec un agenda papier ou électronique). (…Si cela prend seulement 7 minutes pour atteindre l’objectif de la réunion, vous ne devriez pas dépensez plus de temps. Ne transformez 7 minutes en trente.

A la réflexion, le vrai coût des réunions est stupéfiant. Si vous convoquez 10 personnes à une réunion d’une heure, vous venez d’organiser une réunion de 10 heures. Vous échangez 10 heures de productivité contre une heure en réunion. Et il s’agit plutôt de 15 heures que de 10, parce qu’arrêter ce qu’on est en train de faire, se déplacer pour assister à une réunion, en revenir, puis se replonger dans ce qu’on faisait prend aussi un temps qu’il faut multiplier par 10.

Y a t-il vraiment des cas où il est acceptable de troquer 15 de productivité pour une heure de réunion ? Parfois, peut être. Mais c’est bien cher payé. »

Jason Fried conseille donc de réfléchir au moyen d’éviter les réunions et de se poser la question:

Avez vous vraiment besoin d’une réunion ? Les réunions sont généralement nécessaires quand une idée n’est pas assez claire. Au lieu d’organiser une réunion, essayer de simplifier le concept pour pouvoir le discuter plus rapidemment par email ou par chat.

Enfin si vous devez absolument vous réunir, Jason Fried conseille d’optimiser la productivité de votre réunion en observant quelques règles simples :

  • Réglez une minuterie ; lorsqu’elle sonne, la réunion se termine, point final.
  • Invitez le moins de gens possible.
  • Préparez un ordre du jour très clair.
  • Commencez par un problème précis.
  • Rencontrez-vous à l’endroit où le problème se pose plutôt que dans une salle de réunion. Expliquez-le concrètement et proposez des changements concrets.
  • Trouvez une solution avant la fin de la réunion et désignez la personne chargée de l’appliquer.

Le modèle de réunion de Google

googleplexGoogle est bien connu pour être l’une des entreprise les plus créatives et innovantes. L’une des raisons est que Google est particulièrement efficace dans son organisation et son mode de travail en réseau.

Pour améliorer encore son fonctionnement, un de ses fondateur qui repris les rènes a imposé des règles simples concernant l’organisation de réunions afin que l’entreprise fonctionne plus comme une petite start up que comme une grosse institution.

Les règles de réunion chez Google
[one_fourth_last]

  • Chaque réunion doit avoir une personne clairement identifiée comme le preneur de décision. S’il n’y a pas de preneur de décision, ou s’il n’y a pas de décision à prendre, la réunion ne devrait pas avoir lieu.
  • Il ne devrait pas y avoir plus de 10 personnes dans une réunion
  • Chacun devrait participer et apporter son avis à la réunion. Sinon il ne devrait pas être la.
  • Aucune décision ne devrait attendre une réunion pour être prise. S’il faut absolument organiser une réunion pour prendre une décision, alors la réunion devrait avoir lieu immédiatement

Pour des réunions productives (présentation)

Dans cette présentation, Fred Cavazza consultant et spécialiste français de l’entreprise 2.0 et des outils sociaux revient sur le problèmes de réunions et comment les rendre plus productives avec des idées très proches de celles de Jason Fried.

 

Des outils collaboratifs adaptés au type de réunion

Certains outils collaboratifs peuvent être utiles pour mener des réunions plus efficaces. Par exemple des outils de co-écriture comme Google Doc ou Etherpad peuvent être utilisé pour prendre des notes à plusieurs pendant la réunion.

Ceci permet d’avoir un compte rendu rédigé avec une liste des points abordés et des taches immédiatement accessible à tous, même ceux qui n’étaient pas présents.

Vous pouvez voir un exemple de prise de note collaborative par les participants du cours massif ouvert (Mooc) Itypa réalisé avec l’outil Etherpad.

Dans d’autres cas par exemple pour une reflexion collective ou animer un débat au sein d’un groupe, il peut être intéressant d’utiliser un outils de Mindmap (carte heuristique) pour cartographier et visualiser les idées du groupe mais aussi renvoyer une représentation globale aux individus et au groupe.

C’est l’objet de la formation « Conduire des réunions participatives effectives en présence et à distance » que je propose et dont je « libérerai » prochainement les contenus de formation pour les rendre publics et réutilisables par tous.

visuel-formation-reunion-coop-2

Des formats d’animation différents pour des objectifs différents

Traditionnellement dans les entreprises, les réunions suivent plus ou moins le même schéma. Tout le monde est assis, généralement une personne est chargé d’animer et une seule personne parle à la fois, l’ambiance est plutôt formelle.

Or ce format n’est pas forcément adapté pour toutes les rencontres. Il est possible de concevoir des formats différents pour obtenir des résultats différents.

Par exemple pour la réflexion collective sur la stigmergie nous avons utilisé un format de réunion particulier, la méthode de la connaissance créatrice (aussi dite méthode de Nonaka & Takeushi) qui est une version réadapté pour la rencontre en ligne.

Dans notre méthode, la réunion suivait un processus particulier avec 4 étapes pilotées par l’animatrice. En plus du role d’animation il y avait 2 roles supplémentaires « le scribe » qui prenait des notes et « l’expert » qui apportait des idées pour compléter celles des participants. Ce format a plutôt bien marché pour faire émerger une reflexion collective du groupe.

Les gens qui travaillent dans l’animation connaissent les vertus des jeux collaboratifs ou de formats d’animation alternatifs pour créer une interaction différentes entre les participants et il existe de nombreuses méthodes différentes.

Des architectures différentes pour des objectifs différents

De même il est possible de jouer avec l’architecture physique des réunions pour obtenir une interaction différente entre les participants.

Par exemple une réunion en table ronde n’est pas adaptée aux discussions individuelles entre personnes car cela devient vite bruyant, tandis qu’une salle sans table permet à de petits groupes de se former pour discuter et interagir de façon plus dynamique.

Une réunion où les participants sont assis confortablement peut durer des heures et va avoir tendance à se prolonger, tandis qu’une réunion sans chaises où les participants sont debouts va appeler à une conclusion plus rapide…

Le lieu de réunion peut aussi être choisi selon les besoin: Jason Fried conseillait de se rencontrer à l’endroit où le problème se pose plutôt que dans une salle de réunion pour pouvoir l’expliquer concrètement et proposer des changements concrets.

Plus inhabituel, on peut organiser des réunions à l’extérieur et en marchant !

De grands entrepreneurs de la Silicon Valley sont connus pour être de grands fans de ces réunions-promenades.

Ces réunions conduites en marchant sont appréciées pour leur coté énergisant et inspirant plus favorable à la créativité.

Le cadre plus informel permet d’avoir des discussions moins guindées avec des inconnus ou d’atténuer les barrières hierarchiques entre manager et employés.

Steve Jobs le fondateur d’Apple amenait ainsi en promenade les personnes avec qui ils voulaient une discussion sérieuse. Mark Zuckerberg, le président et fondateur de Facebook, est connu pour amener en promenade les gens qu’il envisage d’employer. Jack Dorsey, confondateur de Twitter, a ses meilleures discussions en marchant.

 Les nouveaux évenements co-créatifs: repenser les formats établis

Depuis quels années on a vu apparaitre des formats de réunions et de rencontres très différents: barcamps, open space, accélérateurs de projet, world café, débat mouvant, pecha kucha, …

Dans un prochain article je parlerai de ces nouveaux formats d’évenements co-creatifs apparus pour apporter des solutions à certaines limitations des modes de réunions et de rencontres traditionnels.

J’espere que ce petit article vous aura donné quelques idées pour réfléchir à vos propres modes de réunions et vous encouragera à les regarder avec un oeil neuf.

 

A propos Lilian Ricaud

Chercheur, consultant, formateur, je propose de l'accompagnement stratégique dans les processus de co-construction, la co-création et la conception avec une approche systémique.

4 réflexions au sujet de « Repenser les réunions pour des rencontres plus productives »

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.